O Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (DREI) emitiu a Instrução Normativa DREI nº 79, de 14 de abril de 2020, publicada no Diário Oficial da União nesta quarta-feira, sobre a participação e votação em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas, realizadas de forma semipresencial ou digital. A Instrução não se aplica às reuniões e assembleias em que a participação e a votação de acionistas, sócios ou associados sejam exclusivamente presenciais.
Abaixo seguem algumas regras relevantes:
O instrumento de convocação deve prever expressamente que a reunião ou assembleia será semipresencial ou digital, bem como informar como os acionistas, sócios ou associados podem participar e votar a distância, sendo que tais informações podem ser divulgadas de forma resumida, desde que haja a indicação de endereço eletrônico na internet onde as informações completas estejam disponíveis.
A sociedade não poderá ser responsabilizada por problemas decorrentes dos equipamentos de informática ou de conexão à internet utilizados pelos acionistas, sócios ou associados.
É permitido solicitar o envio prévio dos documentos mencionados no anúncio de convocação, devendo os acionistas, sócios ou associados, para participar da reunião ou assembleia, apresentá-los até 30 minutos antes do horário estipulado para abertura dos trabalhos.
A entidade pode contratar terceiros para fornecer os serviços de processamento de dados da reunião ou assembleia, contudo, permanece responsável pelo cumprimento do disposto na Instrução, bem como deverá manter arquivados todos os documentos relativos à sua realização pelo prazo aplicável à ação que vise anulá-la.
Considerar-se-á presente à reunião ou assembleia o participante, que (i) compareça ou nela se faça representar fisicamente; ou (ii) tenha o respectivo boletim de voto a distância sido considerado válido pela entidade; ou (iii) registre, pessoalmente ou por meio de representante, sua presença no sistema eletrônico de participação e voto a distância disponibilizado pela sociedade.
O boletim de voto a distância deve ser enviado pelo participante no mínimo 5 dias antes da data de realização da reunião. Entretanto, o envio prévio não impede que o participante possa se fazer presente na reunião ou assembleia e inclusive exercer seu direito de voto, hipótese em que o boletim enviado será desconsiderado.
A IN DREI 79 atribuiu as seguintes obrigações à sociedade, dentre elas:
(i) a preservação do direito de participação e votação dos participantes durante toda a reunião, permitindo, inclusive, a visualização e o recebimento de manifestações de documentos apresentados e
(ii) a gravação integral da reunião ou assembleia e seu arquivamento na sede da sociedade.
Por fim, destaca-se a previsão de mecanismos para atestar a autenticidade das assinaturas que deverão constar da ata da reunião ou assembleia, como chaves eletrônicas, caso esta não seja elaborada em documento físico. Devem ser assegurados meios para que a ata possa ser impressa em papel a qualquer momento, bastando que a ata seja assinada pelos membros da mesa (presidente e secretário), os quais devem consolidar, em documento único, a lista de presença dos participantes. Da ata deve constar, ainda, a informação de que a reunião ou assembleia foi semipresencial ou digital, informando-se a forma pela qual foram permitidas a participação e a votação à distância, conforme o caso.
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Equipe Bocater (contato@bocater.com.br)